공문서의 구조(대표적인 공문서 서식 일반기안문 다운로드 자료 제공)

오늘 다룰 내용은 공무원들이 주로 사용하는 가장 대표적인 공문서 서식인 일반기안문입니다. 

공공기관이 아닌 민간 기업에 다니는 분들이나, 일반인들이 공무원들과 공적인 영역에서 의사소통하기 위해서는 공문서를 작성해야 하는 경우가 발생할 수 있습니다. 

그럴 때를 대비하여 간략하게나마 공문서는 이렇게 생겼더라는 정도를 알아두는 것을 목표로 일반기안문의 구조에 대해 설명드리도록 하겠습니다. 

 

일반인을 위한 공문서 작성법(일반기안문의 구조)

 

 

대표적 공문서 서식인 일반기안문의 구조

일반기안문은 아래 그림에서와 같이 위에서 아래로 두문, 본문, 결문으로 되어있습니다.

 

일반기안문의 구조

‘두문’에는 업체명(개인명)과 수신자를 작성해야 합니다.

1. 업체명(개인명): 업체의 경우 문서를 작성하고 있는 사람이 근무하고 있는 업체명을 적으면 되고, 개인일 경우는 본인의 성명을 입력합니다.

▶ 업체일 경우 예시) OOOO정보통신(주)

▶ 개인일 경우 예시) 홍길동

 

2. 수신자 표시

• ‘수신’ 칸에는 문서를 보내려고 하는 기관장의 직위를 입력합니다.

• 기관장의 직위를 입력한 이후 ( ) 안에 그 업무를 처리하는 보조기관(보좌 기관)의 직위를 입력합니다.

* 다만, 보조기관(보좌 기관)의 직위를 알지 못하는 경우는 ｢○○업무담당부서장｣ 등으로 표시할 수 있습니다.

▶ OO광역시장(총무과장), OOO시감사위원회위원장(감사담당관)

▶ OO광역시장(계약업무담당부서장)

 

혹, 문서를 받아볼 사람이 개인일 경우는 받는 사람의 성명을 쓰고 이어 ( ) 안에 우편번호와 도로명주소를 입력하면 됩니다.

▶ 홍길동(우 12345 OO시 OO구 OO로 OO)

 

수신자가 많아 '수신' 칸에 모두 입력하기가 어려운 경우는 ‘수신’ 칸에 ‘수신자 참조’라고 쓰고, ‘결문’의 '발신 명의' 칸 바로 아랫줄에 수신자를 나열하면 됩니다.(위 이미지의 오른쪽 기안문 참고)

▶ (두문) 수신 수신자 참조

▶ (결문) 수신자 ○○초등학교장, ○○중학교장, ○○고등학교장, ……

 

‘본문’에서는 제목과 전달하고자 하는 내용을 입력하게 됩니다.

1. ‘제목’에는 전달할 내용에 대해 간결하고 명확하게 입력해 줍니다.

2. ‘본문’ 작성에는 어느 정도 지켜야 할 규칙이 있다 보니 다음 포스팅에서 좀 더 자세히 다루도록 하겠습니다.

 

‘결문’에서는 발신 명의와 문서를 작성한 사람과 그 문서를 결재한 사람들을 입력하고, 생산 등록번호와 작성한 업체(또는 개인)의 정보를 입력해야 합니다.

1. 발신 명의 표시: 업체명으로 발신

▶ 업체일 경우 예시) OOOO정보통신(주)

▶ 개인일 경우 예시) 홍길동

 

2. 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의 직위 또는 직급과 서명 표시, 개인일 경우 자신의 이름을 입력

3. 생산 등록번호(시행일): 문서를 작성하여 결재가 완료된 날짜를 입력

4. 문서작성자가 근무하는 업체(또는 개인)의 우편번호, 주소, 누리집 주소, 전화번호, 팩스 번호, 전자우편 주소와 공개 구분을 표시

 

지금까지 공공기관에서 사용하는 대표적인 공문서 서식인 일반기안문의 구조에 대해 알아보았습니다.

다음 시간에는 본문 작성 요령에 관한 설명을 해드리겠습니다.

 

 

공문서(일반기안문) 서식 다운로드

공문서 서식(일반기안문 서식).hwp

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위와 같이 공문서 서식(일반기안문 서식)을 첨부해 두었으니 다운로드하여서 사용해 주세요,

다음 시간은 공문서 본문 작성 규칙에 대해 말씀드리겠습니다. 

좋은 하루 보내십시오.~~*^^*