오늘은 지난 시간에 이어 일반인을 위한 공문서 작성법 중 공문서 본문 작성 규칙에 대해서 말씀드릴까 합니다.
우선 공문서에서 항목을 표시하는 방법과 본문을 시작하는 위치 및 띄우기에 관한 규칙입니다.
(첫째) 항목의 표시 방법
공문서에 작성할 항목이 둘 이상이거나, 하나의 항목 안에 또 다른 항목들이 필요하다면, 아래 이미지에 안내된 순서대로 항목 기호를 붙이면 됩니다. 필요한 경우에는 □, ○, ―, • 등과 같은 특수한 기호를 사용할 수도 있습니다.
(둘째) 표시 위치 및 띄우기
- 첫째 항목 기호는 왼쪽 기본선(시작선)에서 시작하면 됩니다.
- 둘째 항목은, 첫째 항목이 시작한 위치에서 오른쪽으로 2타 띄워 시작(키보드 Spacebar 두 번 입력) 하고,
셋째 항목은, 둘째 항목이 시작한 위치에서 오른쪽으로 2타 띄워 시작.... 이런 식으로 항목이 내려가며 반복됩니다. - 하나의 항목이 두 줄 이상으로 내용이 길어질 경우는 항목 내용의 첫 글자가 시작된 위치에 맞추어 정렬합니다.
(한글 프로그램으로 문서를 작성할 경우, 항목 내용의 첫 글자 앞에 커서를 두고, Shift+Tab을 누르면 자동 정렬됩니다.) - 항목 기호와 그 항목의 내용 사이에는 1타(키보드 Spacebar 한 번 입력)를 띄웁니다.
다음은 공문서 본문에서 날짜, 연도, 시간, 금액을 표시하는 방법과, 붙임을 쓰는 방법 및 '끝.'을 적는 방법에 대해서 알아보겠습니다.
(첫째) 숫자, 날짜, 연도, 시간, 금액 표시
* 숫자: 아라비아 숫자로 표시하여야 합니다.
* 날짜: 날짜는 숫자로 적되, 연, 월, 일을 쓰지 않고, 그 자리에 마침표(.)를 입력합니다. (연, 월, 일 사이는 띄우는 것이 원칙입니다.)
* 연도를 줄여서 사용할 때는 작은따옴표 뒤의 것을 사용합니다.
* 시간은 24시각제에 따라 숫자로 표시하되, 시, 분은 쓰지 않고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분합니다.
* 금액: 금액을 표시할 때 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 한글로 금액을 풀어써줍니다.
(단, 숫자 1은 한글로 풀어쓸 때 '일'로 표시해 줍니다.)
(둘째) 첨부물 "붙임"의 표시
* 문서에 첨부물이 있는 경우, 본문이 끝난 줄 다음에 '붙임' 표시를 하고, 첨부물의 명칭과 수량을 씁니다. 첨부물이 두 가지 이상인 경우 항목을 구분하여 적어줍니다.
(셋째) 문서의 "끝." 표시
* 본문 내용의 마지막 글자에서 한 글자(2타, 키보드 Spacebar 두 번 입력) 띄우고 '끝.'을 적어줍니다.
* 문서에 첨부물이 있으면 붙임 표시문 다음에 한 글자(2타) 띄우고 '끝.'을 적어줍니다.
* 본문 또는 붙임 표시문이 오른쪽 끝에 닿아서 끝나는 경우는 그다음 줄의 왼쪽 시작선에서 한 글자(2타) 띄우고 '끝.'을 적습니다.
* 본문이 표로 끝나면, 다음 줄의 왼쪽 시작선에서 한 글자(2타) 띄우고 '끝.'을 적습니다.
(참고) 표의 위치는 정해진 것이 없습니다. 왼쪽 시작선부터 오른쪽 끝까지 사용하거나, 제목의 아래 위치부터 시작할 수 있습니다.
이상으로 본문 작성에 필요한 간단한 규칙들을 살펴보았습니다.
이로써 공문서를 더욱 깔끔하게 잘 작성하게 될 것입니다.
그럼 다음 시간은 문서 24의 사용법에 대해 말씀드리겠습니다.
빠른 시일 내에 또 만나요~~*^^*
참고자료
시간되시면 공문서 작성에 대한 모든 것이 담겨있는 행정업무운영 편람도 읽어 보시 것도 도움이 되실 것입니다.!!
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